Verbeter je sollicitatieprocedure

Je kunt nog zulke goede kandidaten werven, maar als jouw sollicitatieprocedure stroperig is, dan is de kans groot dat ze afhaken. Wat kun je doen om je sollicitatieprocedure te verbeteren en te versnellen?

Tip 1. Reageer binnen 24 uur

Reageer altijd binnen 24 uur op een sollicitatie. Dat hoeft nog geen inhoudelijke reactie te zijn, maar laat een kandidaat in ieder geval weten dat zijn of haar sollicitatie goed ontvangen is en leg uit hoe het proces verder gaat. Vraag ook meteen of er nog andere sollicitaties lopen. Dat is hele waardevolle informatie. Mocht jouw systeem automatische bevestigingsmails versturen dan is dat een mooie aanvulling, maar dit vervangt niet het persoonlijke contact!

Tip 2. Placeholders in de agenda’s

Zorg dat alle collega’s die betrokken zijn bij het sollicitatieproces op de hoogte zijn van de sollicitanten en plaats alvast placeholders in de agenda’s voor mogelijke vervolggesprekken. Als je dat niet doet, dan ga je bij deze stap in het sollicitatieproces de meeste tijd verliezen.

Tip 3. Aan het begin of het eind van de dag

Bij het plannen van de gesprekken met mogelijke kandidaten is het belangrijk dat je rekening houdt met hun agenda. De kans is groot dat een kandidaat nog bij een andere werkgever aan het werk is. Plan dus sollicitatiegesprekken helemaal aan het begin of juist aan het einde van de dag. Wedden dat dit gewaardeerd wordt?

Tip 4. Blijf communiceren

Blijf communiceren tijdens het hele sollicitatieproces. Dat klinkt heel voor de hand liggend, maar we zien in de praktijk dat dit niet altijd gebeurt. Het is zo belangrijk om de relatie met de kandidaat warm te houden. Hou je altijd aan je afspraken, ook als je nog niets weet. Bel dan bijvoorbeeld op om te vertellen dat er wat vertraging in het proces is, maar bel wel.

Tip 5. 2 weken

Zorg dat het hele sollicitatieproces maximaal 2 weken inneemt. Voor de zwaardere rollen lukt dat wellicht niet altijd, maar probeer de ‘time to hire’ zo kort mogelijk te houden. Hieronder een voorbeeld van een mogelijk sollicitatieproces.

Lukt het je niet om het binnen 2 weken te plannen? Kijk dan eens kritisch naar het proces. Waar loop je vertraging op? Zijn er stappen die je kunt samenvoegen? Of waar wellicht een andere collega bij kan helpen die sneller beschikbaar is? Succes!