De ideale offboarding

We schreven eerder al over het belang van een persoonlijke onboarding. Op hun eerste werkdag willen medewerkers bevestigd krijgen dat ze de juiste keuze hebben gemaakt voor jou als werkgever. Bij offboarding is dat niet anders. Medewerkers willen met een fijn gevoel terugkijken op hun tijd bij jouw organisatie. Hoe zorg je dat dat gebeurt?

De stappen in een offboarding

Het is belangrijk dat je op papier zet hoe een offboarding er bij jouw organisatie uitziet. Dat getuigt van professionaliteit en zorgt dat iedere collega hetzelfde behandeld wordt. Een goede offboarding werkt als gratis publiciteit. Vertrekkende collega’s zullen je sneller aanbevelen en makkelijker terugkomen als ze het toch niet naar hun zin hebben bij een andere werkgever. We bespreken de stappen van een offboarding hieronder één voor één.

Het exitgesprek

Van iedere vertrekkende collega kan je als organisatie veel leren. Plan dus altijd een exitgesprek in en neem daar de tijd voor. Vaak is het fijn als het gesprek niet met de eigen leidinggevende is, maar bijvoorbeeld met iemand van HR. Dat kan zorgen dat iemand net wat meer ruimte voelt om écht open te zijn.

5 vragen die je als werkgever kan stellen tijdens een exitgesprek

Overdracht

Het is natuurlijk het prettigst als de collega die weggaat, de nieuwe collega kan inwerken. Helaas lukt dat zelden, dus ga er niet vanuit. Zorg daarom dat er een overdrachtsdocument gemaakt wordt. Daar vindt de nieuwe collega taken, procedures, belangrijke contacten en andere praktische zaken in. En denk bijvoorbeeld ook aan bijzonderheden over klanten en/of leveranciers.

Een goed overdrachtsdocument zorgt dat het inwerktraject van een nieuwe medewerker sneller gaat, maar laat ook zien dat je kennisoverdracht belangrijk vindt én de kennis van de vertrekkende medewerker waardeert.

Spullen inleveren en toegangsrechten

Zorg dat het voor de vertrekkende medewerker duidelijk is wanneer welke spullen ingeleverd moeten worden en controleer of dat gebeurd is. Maak iemand verantwoordelijk voor deze taak, net als voor de taak om de toegangsrechten van vertrekkende collega’s aan te passen. Het is niet professioneel als iemand maanden nadat hij of zij bij de organisatie weg is, nog in een systeem kan. Dit geeft een slordig en onzorgvuldig beeld van jou als werkgever én dat is het beeld wat een vertrekkende medewerker dan onthoudt. Dat wil je niet…

Afscheid nemen

Als al het bovenstaande is geregeld, dan rest je nog maar een ding: passend en vooral op een persoonlijke manier afscheid nemen van elkaar. Dit is de enige stap die per medewerker kan verschillen. Het afscheid ziet er anders uit als iemand 10 jaar in dienst is geweest dan als iemand net 6 maanden bij jouw organisatie heeft gewerkt. Maar hoe dan ook, laat een afscheid nooit zomaar voorbij gaan.

Wat je wil bereiken met een offboarding is dat een collega met een glimlach de deur achter zich dicht trekt. Zeker in deze krappe arbeidsmarkt is het van onschatbare waarde als een vertrekkende collega positief spreekt over je organisatie én je hoogstwaarschijnlijk gaat aanbevelen. Daarnaast bestaat er altijd de kans dat een collega het niet naar zijn of haar zin heeft bij een nieuwe werkgever. Een passende offboarding zorgt ervoor dat de kans in die situaties groter wordt dat iemand weer terugkomt.

Wil je met ons sparren over jouw on- en offboarding? Wij denken graag met je mee over jouw recruitmentvraagstukken.